Hướng dẫn viết Email hiệu quả

Mỗi ngày hầu hết mọi người đều viết Mail và nhận Mail nhưng chưa hẳn tất cả mọi người đều biết viết Email sao cho hiệu quả (Người nhận mở Mail và đọc Mail của bạn một cách say sưa) và tiết kiệm nhất (Tiết kiệm thời gian của bạn và của người nhận Mail)

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết Email hiệu quả:

 Hướng dẫn viết Email hiệu quả

1. Email càng ngắn càng tốt:

Tập trung vào chủ đề chính cần truyền đạt, chỉ nêu các điểm mấu chốt, tránh lòng vòng mà không bám theo một chủ đề nào trừ khi bạn viết email để giải trình hay nêu nguyên nhân của sự việc.

2. Tiêu đề cần bao quát nội dung email:

Tiêu đề rất quan trọng vì nó liên quan tới việc người nhận có mở Mail hay không. Nếu tiêu đề không rõ ràng thì sẽ không có chuyện mở mail đó là điều hiển nhiên. Tiêu đề một đằng và nội dung một đằng thì có mở Mail cũng chẳng ai muốn đọc hết.

3. Đặc biệt chú ý lỗi chính tả và hình thức email:

Sai lỗi chính tả quá nhiều và hình thức không rõ ràng thể hiện sự cẩu thả và thiếu tôn trọng người nhận.

4.Trình bầy nội dung với bố cục dễ đọc và dễ nhớ:

Nên viết các câu ngắn và nên để khỏang cách để người xem không bị rối. In đậm những chủ đề chính cho từng nội dung. Điều này chứng tỏ tính chuyên nghiệp và làm người xem dễ đọc, dễ hiểu.

5. Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học.

Tên file đính kèm phải rõ ràng, bố trí theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Ngoài ra bạn cần kiểm tra để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng, điều này sẽ làm họ thấy bạn là người không cẩn thận. Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu.

.

6. Không nên viết email toàn bằng chữ in hoa:

Nếu bạn viết hoa tòan câu như vậy thì những đối tác hay khách hàng nước ngòai sẽ nghĩ là bạn đang đập vào mặt họ. Đồng thời, màu sắc kiều chữ in nghiêng in đậm cần được sắp xếp cho thống nhất.

7. Nội dung không nên quá khách sáo:

Quan trọng nhất là lời văn cần chân thành, đừng quá bóng bẩy đến mức người nhận tỏ ra nghi ngờ bạn.(Mật ngọt chết ruồi)

8. Nên sử dụng chữ kí cá nhân:

Cuối thư bạn nhớ để lại thông tin cá nhân của mình bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone. Người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì. Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn.